Como hacer un Archivo de Asistencia en Excel 2007 para Call Center o Contact Center

En esta entrada explicaremos de una forma sencilla como llevar el control de la asistencia de sus ejecutivos con una hoja de Excel, este archivo nos permite simplificar nuestro trabajo y ahorrar tiempo al momento de obtener los datos, tiempo que podemos utilizar para el feedback y hacer seguimiento a los ejecutivos que se encuentren desviados.

En principio abrimos un libro de Excel nuevo y lo guardamos con el nombre de archivo de asistencia o asistencia del mes de marzo por ejemplo.

Esto con el propósito de mantener un orden en nuestros archivos de asistencia, es recomendable ir guardando cada archivo en una carpeta dentro de nuestro PC ya que esta data histórica podría sernos útil en el futuro. Proponemos crear una carpeta y llamarla Archivos de asistencia y allí guardar las asistencias mes a  mes.

carpeta de asistencias

En la hoja 1 de nuestro libro vamos a pegar nuestra Base de datos, o listado de ejecutivos (debemos tener uno y en caso contrario podemos crearlo), cambiamos el nombre de la hoja a Base de datos. Debe quedar así:

base de datos

 Si nuestra Base de datos tiene muchas columnas vamos a copiar los las columnas que son relevantes para el control de asistencia como el Nombre, Identificación, Horario, Turno, Rotación, en caso de que llevemos ejecutivos de otros equipos agregamos el nombre del supervisor. Es importante crear esta hoja para poder actualizar nuestra base de datos sin modificar nuestro archivo de asistencia, recuerden que al final del mes, el archivo de asistencia debe quedar exactamente como empezó para poder llevar registros históricos (% Rotación, Ausentismo histórico, entre otros.)

Luego en la Hoja 2 creamos nuestra tabla para el control de asistencia:

Sugerimos copiar y pegar las columnas de nuestra base de datos y pegarlas en la hoja 2 donde realizaremos la tabla, le cambiamos el nombre a la hoja por Asistencia del Mes XXX. Quedaría Así:

asistencia marzo 1

Ahora debemos agregar el calendario a la tabla, colocando cada día del mes en cuestión, debemos colocar el día en letras y números para mejor control.

Agregamos una fila en la parte superior de la tabla, seleccionamos la fila 1 y hacemos click derecho en el mouse para insertar fila.

asistencia marzo 2

Fíjense que hemos colocado los días del mes empezando por el día  1 y debe seguir así hasta el 31 y en la fila de abajo colocamos la inicial de los días de la semana empezando por el día que le corresponda al 1 en este caso el Jueves con la letra J. (El miércoles lo señalamos con MM)

Para ajustar el ancho de las columnas de los días de la semana seleccionamos totas las columnas que contienen los días, luego posicionamos el cursor en la separación de las columnas y cuando cambie de forma hacemos doble click.     Ver Excel para principiantes.

También podemos cambiar el ancho, una vez seleccionadas las columnas y posicionados en la separación hacer un click y sin soltar el botón del mouse arrastrar hasta conseguir el ancho deseado.

Se debe ver así:

asistencia marzo 3

Ahora crearemos una Leyenda para poder identificar cada motivo dentro de nuestra tabla de asistencia.

Asignaremos una identificación a cada concepto:

X  Para los que asisten

I  Para las inasistencias

R  Para los reposos

PR  Para los permisos remunerados

PNR  Para los permisos no remunerados

V   Para las vacaciones

RET  Para los Egresos

L  para los días libres

Hacer esto es sumamente importante  ya que todas las fórmulas que utilicemos para el cálculo de las estadísticas estarán ligadas a la leyenda. Podemos ubicar el cuadro de la leyenda en cualquier parte de la hoja e incluso en otra Hoja.

Leyenda

Ya tenemos nuestro archivo de asistencia listo y podemos proceder a cargar la información día a día. Es recomendable hacerlo al comienzo de la jornada para poder generar el % de ausentismo y comunicarse con los ejecutivos que no están presentes. Ver  Control de Ausentismo Seguimiento

Hemos agregado colores a la leyenda para que resulte más sencillo a la vista ubicar las inasistencias y reposos, esto podemos hacerlo automático al momento del llenado de información utilizando el Formato Condicional.

El formato condicional nos permite colocar el relleno de color a la celda automáticamente. Con esto cada vez que escribamos la letra que describe el concepto de nuestra leyenda en nuestra tabla de asistencia,  el relleno de la celda cambiará de color de acuerdo al que le asignemos.

Para Agregar un formato condicional, primero seleccionamos toda el área donde deseamos agregar el formato, en este caso, seleccionamos el área interna de nuestra tabla donde vamos a llenar la información tal como muestra la imagen, luego en el menú inicio buscamos, la opción de formato condicional, hacemos click y luego seleccionamos nueva regla.

Formato Condicional

Luego se despliega un cuadro de dialogo donde debemos seleccionar la Opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, en editar una descripción de la regla, seleccionamos Valor de la Celda en el menú desplegable y en el de al lado seleccionamos igual a .

Formato Condicional 2

Después de esto colocamos en el rectángulo de al lado la identificación de nuestra leyenda a la que le queremos agregar un formato condicional, en este caso empezamos por la letra I que describe las inasistencias y que queremos que se rellene en rojo automáticamente cuando la escribamos, luego de escribir la letra hacemos clik en el botón de formato para asignar el color. Como ven seleccionamos el rojo, y hacemos click en aceptar.

Formato Condicional 3

Con esto hemos agregado el formato condicional solo para el caso de las inasistencias, para hacerlo con el reto de los conceptos debemos repetir el procedimiento, recomendamos solo hacerlo con Inasistencias y reposos para evitar sobrecargar el archivo con colores.

Formato Condicional 4

 Ahora si  ya podemos empezar a cargar nuestra asistencia del día a día en la próxima entrada explicaremos como insertar fórmulas para calcular el ausentismo de forma automática.

Hasta ahora nuestro archivo debe verse así:

Asistencia Lista

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Publicado en: Crecer en la Empresa, Preparación en Excel 2007