Fórmulas en Excel para el cálculo de ausentismo en archivo de asistencia parte II

Ya en la entrada anterior Fórmulas en Excel para el cálculo de ausentismo en archivo de asistencia explicamos las fórmulas para calcular la cantidad de ausencias en nuestro archivo, en esta entrada veremos cómo calcular la cantidad de días que debió laborar el ejecutivo con el propósito de calcular el ausentismo, Recomendamos leer el artículo sobre Medición de Ausentismo.

Hasta ahora nuestro archivo de asistencia debe verse de esta manera.

archivo de asistencia

Aquí vemos el cuadro de asistencias, la leyenda, y al final tres columnas con la cantidad de ausencias, los días que debió laborar y el % de Ausentismo.

Para calcular las inasistencias utilizamos la fórmula Contar.SI con la que contamos la cantidad de días de Ausencias (AI), los días de reposo (SSO), Permisos Remunerados (PR) y  Permisos no remunerados (PNR), con esto tenemos la cantidad total de días ausente.

ausencias

Ahora debemos calcular la cantidad de días que debió laborar el ejecutivo, para esto aplicaremos la misma fórmula Contar .si solo que esta vez también contaremos las “X” o los días que si asiste.

Es importante recordar que para calcular el ausentismo debemos dividir la cantidad de ausencias entre la cantidad de días que debe laborar el ejecutivo,  la cantidad de ausencias no es más que la suma de todas las ausencias que ha tenido el ejecutivo durante el mes, Los días que debió laborar es la cantidad de días que debe asistir durante ese mes.

En un mes de 30 días donde el ejecutivo libra un día a la semana se supone que debe laborar 26 días, por ende para calcular el ausentismo debemos dividir la cantidad de ausencias entre 26.

Sin embargo calcular la cantidad de días que deben laborar todos los ejecutivos de nuestro equipo resulta complicado si pretendemos hacerlo de forma manual como el cálculo que acabamos de hacer. Para esto utilizamos la fórmula de Excel que nos permite calcular este dato en forma automática  y de una vez tener el ausentismo actualizado día a día.

dias laborados

Como vemos en la imagen la fórmula para calcular los días laborados incluye las celdas desde el primer hasta el último día del mes, está hecha de esta manera para poder tener el dato actualizado día a día. A medida que vayamos cargando la información esta fórmula actualiza los días que debió laborar ya que está contando todo lo que escribimos.

En la siguiente imagen vemos en la primera fila que hemos cargado asistencia hasta el día 18 y el cálculo de días laborados nos da 16, esto se debe a que no se están contando los días libres ya que un día libre no corresponde a un día que debió laborar, si se cuentan las inasistencias ya que a pesar de no haber asistido ese era un día en el que debía asistir.

dias laborados

La fórmula utilizada es esta:

=CONTAR.SI(H5:AK5;$F$24)+CONTAR.SI(H5:AK5;$F$25)+CONTAR.SI(H5:AK5;$F$26)+CONTAR.SI(H5:AK5;$F$28)

Una vez calculadas las ausencias y los días que debió laborar solo resta calcular el ausentismo.

Para el calcular el ausentismo debemos dividir la celda que contiene la cantidad de días de ausencia entre la celda que contiene la cantidad de días que debió laborar. Luego corremos la fórmula al resto de las filas.

ausentismo

Ahora tenemos un archivo de asistencia completo con un cálculo automático de ausentismo, es importante resaltar que este control es en base al ausentismo diario, que le sirve al supervisor para tener una idea general de cómo va su indicador y  poder tomar acciones correctivas con los ejecutivos reincidentes de forma inmediata. Sin embargo es recomendable también medir el ausentismo por hora con lo que controlamos las llegadas tarde y mejoramos la adherencia.

Recomendamos leer Medición de ausentismo y Adherencia.

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Publicado en: Preparación en Excel 2007